Registratură Electronică

Registratură generală și registre auxiliare

Este permisă creearea unui număr nelimitat de registre secundare pentru o mai bună organizare a documentelor. De asemenea, este disponibilă funcționalitatea de setare a șabloanelor pentru generarea automată a numerelor de înregistrare, iar resetarea acestora se realizează automat la data specificată.

Căutare, selecție și ordonare

Registrul este implicit sortat descrescător după numărul de înregistrare, dar lista se poate sorta și după celelalte filtre (coloane). Este posibilă căutarea unui document specific sau aplicarea unor filtre pentru a obține o listă restrânsă în conformitate cu criterii specifice.

Documente în lucru și cu termen depășit

Există liste distincte pentru documentele aflate în stadiul "În lucru" și pentru cele expirate (al căror termen a fost depășit), facilitând identificarea și gestionarea rapidă a acestora. Vizualizarea este personalizată pentru fiecare utilizator în funcție de rolul și drepturile alocate.

Nomenclatoare de emitenți și destinatari

Sugestia automată a emintenților și destinatarilor la adăugarea documentelor, posibilitatea ușoară de identificare a tuturor documentelor atribuite unei persoane sau companii prin intermediul filtrelor. De asemenea, este disponibilă opțiunea de filtrare distinctă între persoanele fizice și juridice.

Documente electronice

Pot fi atașate documente electronice în formate precum Word, Excel, PDF, imagini și altele pentru a avea la îndemână toate informațiile. Nu există restricții de spațiu, iar toate datele sunt stocate în siguranță.

Tipărirea și exportarea documentelor

Este posibilă exportarea periodică a registrelor și listei de documente, fără a afecta în vreun fel istoricul acestora în aplicație.

Metadate

Folosind câmpul „Dosar”, puteți adăuga metadate oricărei înregistrări din sistem, facilitând identificarea rapidă a documentelor care aparțin aceleași serii, cum ar fi „Facturi” sau „Referat”

Istoric modificări

Modificările efectuate asupra documentelor și setărilor contului sunt salvate într-un jurnal accesibil exclusiv administratorilor. În plus, în cazul unui document de interes, puteți vizualiza doar modificările asociate acestuia.

Acces securizat și controlabil

Accesul la aplicație este permis doar utilizatorilor cu conturi active, fiecare utilizator având drepturi distincte. În funcție de drepturile setate, utilizatorii pot accesa registre, documente sau pot efectua modificări asupra informațiilor. De asemenea, se poate configura accesul doar pentru anumite adrese IP, iar în situația în care parola este uitată, există opțiunea de a o reseta.

Avantajele registraturii electronice cu IntegraCity

Registratura electronică reprezintă o soluție digitală eficientă pentru procesul tradițional de înregistrare și administrare a documentelor pe hârtie.

Registratura electronică optimizează eficiența operațională a entităților responsabile de înregistrarea și gestionarea continuă a unui volum considerabil de cereri și documente, prin:

Identificarea rapidă a eventualelor blocaje din procesele de gestionare,
Automatizarea procesului de gestionare a documentelor, adaptată la specificul fiecărei cereri.
Reglementarea accesului la documente în funcție de responsabilitățile specifice diferitelor departamente.
Eficientizarea căutării documentelor, oferind rezultate instantanee și facilitând transmiterea rapidă a informațiilor către terțe părți.
Furnizarea de statistici în timp real privind progresul în soluționarea cererilor.