Contactează-ne
Banner Integra_1000x1000 px_Managmentul Documentelor_M copy

Managementul Documentelor

Modulul de Management a documetelor este o soluția digitală propusă pentru procesul de destionarea a documentelor, de distribuire și administrare, înlocuind metodele tradiționale, pe tipizat sau fără facilități de distribuire.

Structura organizației

Structurarea departamentelor pe trei niveluri facilitează identificarea rapidă a departamentelor incluse în aceeași structură. La selectarea unui departament, toate departamentele subordonate vor fi automat selectate, oferind, de asemenea, posibilitatea de a selecta și individual un singur departament.

Coordonarea departamentelor

Coordonarea departamentelor

Există posibilitatea gestionării departamentelor asociate, după adăugarea unui document, fie prin adăugarea unora noi, fie prin eliminarea celor existente. Istoricul actualizărilor poate fi consultat în orice moment in sectiunea disponibilă în aplicația noastra de management a documentelor.

Selectarea utilizatorilor

Prin selectarea tuturor utilizatorilor dintr-un departament, aplicația permite acces comun pentru întregul, dar oferă și posibilitatea de a selecta doar anumiți utilizatori pentru a oferi acces personalizat. Această flexibilitate permite managerului să repartizeze sarcini de lucru fie individual, fie în grup. Această funcționalitate este opțională.

Parcursul documentelor

Oferă o perspectivă generală asupra utilizatorilor care au acces la documente și asupra departamentelor. De asemenea, furnizează informații referitoare la data de intrare și ieșire a documentului pentru fiecare departament, împreună cu durata necesară pentru rezolvare.

Fluxurile documentelor

Fiecare departament asociat documentelor dispune de un set de acțiuni, (cum ar fi "Trimite", "Rezolvă" sau "Trece în lucru"). Acest sistem acoperă inclusiv scenariile mai complexe de rezolvare a unui document, care pot implica trimiterea și primirea acestuia de către mai mulți utilizatori și în mod repetat.

Statusul departmentului

Prin intermediul acțiunilor din „traseu” se determină starea fiecărui departament, fie că este "În lucru" sau "Rezolvat". Astfel, documentul reflectă situația în timp real și în detaliu, la nivel de departament, și nu la nivel general. Atunci când toate departamentele sunt în starea "Rezolvat", se va modifica și starea generală, marcând întregul document ca soluționat.

Avantajele managementului documentelor cu IntegraCity

  • Gestionarea documentelor este optimizată prin distribuirea acestora selectând departamentele direct din organigrama instituției.
  • Se realizează o monitorizare eficientă a documentelor prin accesul rapid la datele de intrare, ieșire și starea acestora, detaliind informațiile la nivelul fiecărui departament.
  • Eficientizarea căutării documentelor, oferind rezultate instantanee și facilitând transmiterea rapidă a informațiilor către terțe părți.
  • Furnizarea de statistici în timp real privind progresul în soluționarea cererilor.
    Identificarea rapidă a eventualelor blocaje din procesele de gestionare.

Modulele IntegraCity

Contact

LEGAL