Modulul de Management a documetelor este o soluția digitală propusă pentru procesul de destionarea a documentelor, de distribuire și administrare, înlocuind metodele tradiționale, pe tipizat sau fără facilități de distribuire.
Structurarea departamentelor pe trei niveluri facilitează identificarea rapidă a departamentelor incluse în aceeași structură. La selectarea unui departament, toate departamentele subordonate vor fi automat selectate, oferind, de asemenea, posibilitatea de a selecta și individual un singur departament.
Există posibilitatea gestionării departamentelor asociate, după adăugarea unui document, fie prin adăugarea unora noi, fie prin eliminarea celor existente. Istoricul actualizărilor poate fi consultat în orice moment in sectiunea disponibilă în aplicația noastra de management a documentelor.
Prin selectarea tuturor utilizatorilor dintr-un departament, aplicația permite acces comun pentru întregul, dar oferă și posibilitatea de a selecta doar anumiți utilizatori pentru a oferi acces personalizat. Această flexibilitate permite managerului să repartizeze sarcini de lucru fie individual, fie în grup. Această funcționalitate este opțională.
Oferă o perspectivă generală asupra utilizatorilor care au acces la documente și asupra departamentelor. De asemenea, furnizează informații referitoare la data de intrare și ieșire a documentului pentru fiecare departament, împreună cu durata necesară pentru rezolvare.
Fiecare departament asociat documentelor dispune de un set de acțiuni, (cum ar fi "Trimite", "Rezolvă" sau "Trece în lucru"). Acest sistem acoperă inclusiv scenariile mai complexe de rezolvare a unui document, care pot implica trimiterea și primirea acestuia de către mai mulți utilizatori și în mod repetat.
Prin intermediul acțiunilor din „traseu” se determină starea fiecărui departament, fie că este "În lucru" sau "Rezolvat". Astfel, documentul reflectă situația în timp real și în detaliu, la nivel de departament, și nu la nivel general. Atunci când toate departamentele sunt în starea "Rezolvat", se va modifica și starea generală, marcând întregul document ca soluționat.