Funcționalitățile Modulului
Arhivare Electronică
Crearea unităților arhivistice
Permiterea utilizatorilor să construiască unități arhivistice, facilitând clasificarea și stocarea documentelor într-o structură ierarhică. Prin crearea și gestionarea acestor unități, utilizatorii pot asigura o organizare eficientă a informațiilor, îmbunătățind accesibilitatea documentelor.
Nomenclator arhivistic
Nomenclatorul arhivistic este un instrument esențial pentru clasificarea și organizarea documentelor într-un sistem arhivistic. Acesta oferă o structură clară care facilitează identificarea, localizarea și gestionarea eficientă a fișierelor arhivate, asigurând păstrarea integrității și ordinii în arhivă.arhivare.
Organizarea documentelor
Acest modul permite organizare clară a documentelor, incluzând schema de clasare și termenii de păstrare a acestora. Lista structurată facilitează gestionarea eficientă a fișierelor, asigurând conformitatea cu reglementările legale și politicile de arhivare, și de asemenea sprijină procesul de audit și revizuire.
Păstrarea documentelor
Această funcționalitate permite stocarea documentelor fără restricții de timp, asigurându-se astfel că informațiile importante sunt disponibile pe termen lung. Aceasta sprijină conformitatea cu cerințele legale și facilitează accesul constant la datele esențiale pentru organizație.
Căutare și filtrare a documentelor
Utilizatorii pot să găsească rapid documentele dorite prin utilizarea unor criterii de căutare avansate și opțiuni de filtrare. Pot căuta după cuvinte cheie, date, tipuri de documente și alte atribute relevante, îmbunătățind astfel eficiența și precizia accesului la informații.
Acces rapid a documentelor
Asigură utilizatorilor acces rapid la documentele arhivate, facilitând recuperarea informațiilor necesare în timp scurt. Prin optimizarea procesului de accesare a fișierelor, utilizatorii beneficiază de o experiență uniformă, reducând timpul necesar pentru a găsi și a consulta documentele.
Portal WEB
Platforma are o interfață modernă și intuitivă prin care utilizatorii au acces la informațiile de interes de pe orice dispozitiv.
Aplicație mobilă
Aplicația este concepută pentru a revoluționa modul în care se desfășoară comunicarea dintre cetățeni și instituții.
Raportare și Analiză
Platforma permite generarea rapoartelor personalizate, care oferă o imagine clară asupra activităților și rezultatelor.
Securitate și Acces
Toate datele înregistrate în aplicație sunt stocate în siguranță într-un mediu securizat, iar utilizatorii au acces oricând la acestea.
Avantajelele Modulului
Arhivare Electronică
Modulul de arhivare electronică permite stocarea pe termen lung a documentelor într-un format digital securizat și ușor accesibil. Avantajul principal al acestui modul este reducerea spațiului fizic necesar pentru depozitare și creșterea accesibilității, asigurând păstrarea în siguranță a documentelor și posibilitatea regăsirii rapide a informațiilor arhivate.
- Minimizează cheltuielile de stocare fizică și întreținere
- Permite găsirea și accesarea rapidă a documentelor.
- Protejează informațiile sensibile prin criptare și controale de acces
- Reduce utilizarea hârtiei și contribuie la sustenabilitate
- Asigură respectarea reglementărilor legale și standardelor de arhivare.
